Objetivo General:
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades administrativas, ofreciendo oportunamente el apoyo logístico requerido por las diferentes instancias y proponer e implementar procedimientos y políticas en materia administrativa, que faciliten el desarrollo y la ejecución de las funciones y operaciones además de implementar el plan de contingencia de la planta física, bienes, valores y activos de la institución.
Funciones Principales:
- Proponer e implementar procedimientos y políticas en materia administrativa, que faciliten el desarrollo y la ejecución de las funciones y operaciones.
- Controlar y supervisar todas las operaciones de carácter administrativo, de manera que se desarrollen acorde a la programación establecida.
- Detectar oportunamente las dificultades que se presenten en las áreas administrativas y proponer alternativas de solución.
- Supervisar las funciones de compra y de servicios generales, así como la realización de inventarios de los activos fijos.
- Diseñar e implementar el plan de contingencia de la planta física, bienes, valores y activos de la institución.
- Velar por la correcta implementación de los sistemas automatizados y establecer controles sobre el acceso a las instalaciones, equipos y programas de soporte y archivos de datos.
- Proponer normas de control que permitan brindar seguridad y mantenimiento a los bienes del Ministerio de la Mujer.
- Velar por el registro, custodia y mantenimiento de los bienes de la institución.
- Velar por la debida seguridad, custodia y mantenimiento de las instalaciones físicas y equipos de la institución y por los servicios de mayordomía.
- Coordinar y supervisar todos los asuntos relacionados con el control de la correspondencia y velar por la debida conservación y custodia de toda la documentación que sea de interés para la institución.
- Autorizar el suministro de gasolina, mediante tickets, para el uso de los vehículos de la institución.
- Solicitar la apertura de fondos reponibles o caja chica con carácter de anticipo, y rendir informe sobre la utilización de los mismos.
Departamento de Compras y Contrataciones
Objetivo General:
Dirigir, coordinar y ejecutar las actividades de compras y contrataciones de bienes y servicios, de acuerdo a lo establecido en la Ley 340-06 y sus modificaciones, y el Reglamento 490-07.
Funciones Principales:
- Programar las adquisiciones anuales con base a las necesidades de la institución.
- Gestionar la adquisición de bienes y servicios requeridos, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contratación de Bienes, Obras, Servicios y Concesiones.
- Recibir solicitudes de compras y verificar que estén contempladas en el plan de adquisiciones.
- Dar seguimiento, solicitar cotizaciones a proveedores autorizados y obtener la mejor negociación en la adquisición de bienes y servicios.
- Emitir, obtener aprobación y tramitar las órdenes de compras a los proveedores.
- Velar porque los bienes y servicios recibidos cumplan con las especificaciones y cantidades consignadas en la orden de compra.
- Llevar control de las órdenes de compras pendientes de entrega.
- Mantener actualizado el catálogo de proveedores y elementos.
- Realizar estudios de costos para compras exoneradas y/o crédito.
- Mantener el cronológico de las órdenes de compras, facturas y cartas órdenes.
Departamento de Servicios Generales
Objetivo General:
Velar por el buen estado del mobiliario e instalaciones físicas de la institución; ofrecer el suministro oportuno de los materiales y equipos, así como los servicios de transportación.
Funciones Principales:
- Tramitar oportunamente las solicitudes de compra para el suministro de los materiales y equipos necesarios para el buen desenvolvimiento de las actividades.
- Supervisar y controlar la distribución de los materiales y equipos de limpieza
- Velar por el adecuado almacenamiento y protección de los equipos y materiales adquiridos.
- Velar por la debida seguridad, custodia y mantenimiento de las instalaciones físicas, equipos de la institución y por los servicios de mayordomía.
- Mantener la higiene de las instalaciones físicas.
- Realizar los movimientos de activos fijos y mantener actualizado el inventario por dependencia.
- Ofrecer al personal y a las/los visitantes servicios de café, agua, y cualquier otro refrigerio.
- Ofrecer oportunamente los servicios de transportación al personal que lo solicite, según las políticas establecidas.
- Garantizar el adecuado mantenimiento de los vehículos de la institución y distribuir el combustible para el uso de los mismos.
División de Correspondencia y Archivo
Objetivo General:
Recibir, registrar y distribuir la correspondencia que ingresa o se genera en la institución; así como ordenar, clasificar, archivar, proteger y custodiar todos los documentos, a los fines de facilitar su oportuna localización.
Funciones Principales:
- Recibir, clasificar, registrar y distribuir toda la correspondencia que ingresa a la institución.
- Registrar y despachar toda la correspondencia dirigida a otras instituciones.
- Mantener un sistema de archivo ágil y funcional que responda a las necesidades.
- Mantener actualizado el sistema de registro de correspondencia.
- Recibir, numerar y mantener un registro anual de las resoluciones emitidas.